如果你买了公寓或者在工商大楼里买了店铺或办公室,那你就成了小区或大楼的附属业主(subsidiary proprietor或SP)。
业主通过分层地契管理法人大会 (Management Corporation Strata Title或MCST general meeting)选举管理委员会(council)。一般来讲,业主管委会成员有自己的全职工作,不具备建筑维修、安保或会计的专业知识(外行),日常管理就外包给专业(内行)的物业管理公司(managing agent,简称物业)。这就是外行领导内行的由来。
在业主管委会里的这些年,我遇到的趣事一箩筐。在这里分享几件印象深刻的事,供各位看官茶余饭后消遣。
1. 业主起内讧: 临时大会功败垂成
我第一次听到业主质疑管委会的权责是在搬进公寓不久,有邻居登门造访。原来他们征集签名要召开业主临时大会(extraordinary general meeting)罢免几位现任管委会成员并选举新的成员。
大部分共用设施的维持和服务由管委会决定,物业负责执行。以安保(负责小区或大楼的安全保障)服务为例,管委会决定是否24小时巡视,要几位安保人员上班,外包给哪家公司等。如果业主对安保服务不满意又得不到解决,甚至怀疑管委会外包的过程有猫腻,就可以通过业主大会撤换管委会成员或者限制管委会的决定权。
我碰到的这次业主试图召集临时大会因签名的地契份额不够(至少25%)而作罢。
2. 执政或在野: 年度大会的选举和争吵
在新加坡,业主的权责全在《建筑维修与分层地契管理法》(Building Maintenance and Strata Management Act或BMSMA,见sso.agc.gov.sg/act/bmsma2004 )里。为帮助不读法律条文的懒人以及推荐好的管理方法,建筑局(BCA)还出版一系列的分层地契管理指南。
业主大会每年至少举行一次。在年度大会上,现任管委会报告上年度财会报表及主要工作和问题,并提出缴费、附属规则(by-law)、大型翻新改造、下任管委会权限等议案,同时选举任命新的管委会。
愿意花时间精力参加管委会而又选上了,就代表业主“执政”一年。有些业主不愿花时间精力参加管委会,就在业主大会每年扮演一次“反对党”的角色。当然,也有业主想进管委会而又没争取到足够地契份额(share value)的选票而不能“执政”。
年度大会上业主质疑账目、管委会决策或提出改进意见,就议案发表看法等。唇枪舌剑、脸红脖子粗是常事,吵到高潮时,偶尔也有脏话。动手的事没听说过,毕竟在气头上谁也控制不住轻重。万一对方受伤给自己弄个刑事记录就不好玩了,以后找工作开公司都有麻烦。
3. 物美价又廉: 选物业的愿望清单
物业服务的项目不算多,但很杂,主要包括会计和协助管委会处理居民、设施的问题,以及监管外包服务、组织会议等。
对物业的首要要求自然是熟悉BMSMA及与各项外包服务有关的法律执照行业实践,给管委会提供专业意见。奇怪的是,有些在这行打拼多年的资深员工还对关键法律不求胜解。因为要跟三教九流打交道,物业员工的情商要高,特别跟管委会成员能建立信任。
规模大的物业有相对正规的程序和培训,在处理矛盾时也可以调动员工。但公司本身变动时(如老板或高层换人),对具体项目的冲击仍然很大。而且间接费用也反映在其报价上,与小公司相比可能贵很多。
小公司的创始人如果够专业又亲自监督,还能跟管委会建立信任,则是相当不错的选择。不过在我个人的经历中,这样的安排都没能坚持长久。大概是内部资源有限,一旦遇到突发状况,与管委会或外包服务公司的矛盾就变得不可调和。
总之,要维持好小区或大楼的正常运作,管委会不能过于依赖物业而当甩手掌柜。
4. 临阵学武功: 迫使物业移交账簿
我新任业主管委会主席那年,某天管委会的财务告诉我物业的催款额不对。与物业核对时,他们解释说员工病假期间,要额外支付临时员工的费用。我马上写电子邮件指出依照合约员工费用均已包含在物业服务费内,没有“额外”的条款,请修改催款单。物业不答复,我打电话给物业总部,他们不断解释为什么要多收却不回答我关于合约的问题,打起了太极。
管委会决定暂停任何付款或新合约。找到新的物业后,立刻通知原物业终止合约,并将所有文件移交新物业。几天后,新物业告诉我对方不交账簿。我打电话询问,原物业说不付清催款单就不交账簿。
我急得到处找人打听如何在付款前让原物业交出账簿。幸而管委会的一位同僚打听到分层地契管理法BMSMA里专门提到账簿,而且建筑局有官员专责物业,我下班后就闭关苦读BMSMA——这可是我对付原物业的武功秘籍呀。
终于找到了账簿属于业主的条款,该法由建筑局的建筑总监(Commissioner of Buildings)负责。在新加坡政府网上电话簿(sgdi.gov.sg)找到建筑总监的电邮地址后,我忙到后半夜才将电邮发出。
第二天上午我正在上班时接到原物业的电话,说从来没说过不交账簿呀。我打蛇随棍上,立刻追问你什么时候移交呢?答曰当天。下班前我跟新物业确认已收到账簿,当晚才睡了个安稳觉。
新物业接手后,我们按合约给原物业付清了管理费,而原物业再也没有追问过额外费用的问题。
那笔催款单上的额外款项在我们的财会报表上躺了七年,见证着我临阵学武功的成就。而不知道怎么能拿到账簿的新物业也在一年后被替换掉了。
5. 物业传真经: 成功向发展商索赔
前面讲了与物业的恨,下面说一个爱的故事。
我第一次全程参与法律咨询到确定责任,并观察裁定过程的经历是在物业的帮助下杠上发展商。事情源于住宅楼地基发现了裂缝,管委会立即请建筑工程公司检测确认没有安全隐患,但维修需要一笔费用。
物业初步评估这种情况可以向发展商索赔,并安排律师解释索赔的方法和过程。在预估全部费用后,管委会同意聘用该律师及其推荐的资深土木结构工程专家一起估算发展商的责任。
几个星期后,专家和律师回复发展商有责任的可能性很大,而且是设计上的疏忽。专家也查到了设计公司的细节,所以同时给发展商和设计公司发律师函。两家都回函说他们在该公寓项目上专业尽责,没有疏忽。至此,律师按计划通过仲裁庭向设计公司索赔。
那次的仲裁是在高等法院的原址(现国家美术馆)内进行。管委会三位成员(包括我)作为业主代表全程参与。记得我方共五人,对方仅设计公司一位董事,仲裁庭两位法官,在一个小房间内由法官决定哪方发言。大家都衣着正式,整齐的衬衣配上素色领带。我方主要是专家作为证人发言,律师补充。经过两小时辩论,设计公司表示愿意赔偿,午餐后经过几轮磋商确定了赔偿金额。
管委会的三人一起午餐,大家都说从来没尝过这么好吃的三明治。回想起来,不知是午餐真好,还是听到对方愿意赔偿后的心情好。我们三人是理工男,竟然都说没完全听明白专家讲的土木结构。如果没找对人,这次肯定没法让对方赔偿。
由此可见,有个靠谱的物业多么重要。
6. 物业画大饼: 省钱后能保质保量吗
小区需要定期维持的设施种类很多,其中有些项目需要专业的公司甚至有专业执照的员工才能进行。定期检测维护、临时维修、翻新改造的服务都由物业找几家报价,管委会决定外包给哪家。大型项目、添加或改造设施,则需业主大会先批准单项预算。
为我们小区服务几年后,物业建议将几项定期服务(如清洁、园景、虫害防治等)交给他们统一外包。这样统一多家的服务合约让物业有更大的议价权,而服务公司面对客户群也会提供更优质的服务。物业将统一外包的合约总价定得比现在的单项价格之和低,并每年减少一、两个百分点。
管委会看到这样省钱又省心(不必评估每项报价和公司资质)的建议,便欣然接受,并且作为节省开支的成绩在当年业主大会上报告。
两年后,有居民发现虫害防治的次数减少了。仔细检查统一合约内所有的项目后,发现还有其它的服务次数或质量打了折扣。管委会立即找新的服务公司按减少后的标准报价,发现单价之和低于现在的统一总价。在物业没有给出满意的解释后,管委会终止了统一合约。
从此管委会又回到了过去评估每个项目的报价和公司资质的作法。
7. 惊天大爆炸: 找到肇因但无负责方
某个平常的星期六下午,一声巨响惊动了小区里所有在家的居民。作为当时的管委会主席,我立刻下楼循着听到巨响的方向走到公用设施楼。
只见两位坐着的满头鲜血、全身污秽,我认出一位是物业的员工,另一位是安保。还有一位我不认识的正在给人描述着刚刚发生的爆炸事故。比我早到的一位管委会成员正在打电话叫救护车,我就打电话通知物业管理层。
因为在小区服务的员工受了伤,管委会成员以个人名义组织了为他们捐款。居民们反映踊跃,在两位员工出院时,我将捐款交到了他们手中。
根据民防部队(SCDF)后来的报告,爆炸的肇因是小区外的某处煤气泄漏,通过其它管道渗进小区并长期聚集在一个封闭的小房间,引发了爆炸。大概是太惊人太离奇了,这个爆炸事故还登上过海峡时报。
小区建筑保险公司的律师评估了民防部队的报告后认为没有明确的责任方,遂决定不再追究。
8. 功夫在庭外: 我差点当证人被盘问
爆炸时受伤的员工后来起诉其雇主并同时将业主(管委会)列为共同被告。作为事发时的管委会主席我成为当然的证人。
我方律师是通过物业找的。按律师的电邮指示,我在出庭日中午到达国家法院(State Courts, 当时叫初级法院Subordinate Courts)附近和律师会面,准备下午出庭。
见面后律师建议不传我作证人了。直到那时,起诉方都没有举证管委会的责任,因此他认为可以直接向法官总结陈词。律师征询我的意见。我毫无概念,自然以律师的意见为准并立即与管委会成员联系,一致同意律师的建议。
最后律师问,既然你来了,要不要去看看庭辩?我求之不得,以前只在电视电影里看过嘞。
我赶上了起诉方律师盘问安保公司证人。就像电视电影中的情节一样,律师时有刁钻问题令证人回答不上,在旁观者看来,后者似乎程序不明或管理不当。幸好我没被盘问,真不知道我答复的会不会比我们实际做的要差多少呢!我猜想法官见多不怪应该会判断哪些是证人词不达意哪些才是真正的不负责任吧。
几个星期后,律师通知说法官的判决是我们没有责任。看来功夫在庭外呀,我们的律师在庭上一言未发,但赢得干净利落。
以上是随想随记的几件趣事。祝阅读愉快!
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